WhatsApp Business instellen

Wat?

Om aan de slag te gaan met WhatsApp Business moet je eerst je zakelijk profiel afwerken.

Hoe?

Je WhatsApp Business kun je instellen door op ⋮ te tikken en 'Bedrijfstools' te selecteren

Onder 'Bedrijfsprofiel' kan je je foto uploaden en gegevens invullen door op het pennetje rechtsboven te tikken: Locatie van je bedrijf, soort bedrijf, omschrijving, openingsuren, website(s) en extra info.

Afwezigheidsbericht na openingsuren

Wanneer je de openingsuren hebt ingevuld krijg je de mogelijkheid om een afwezigheidsbericht in te stellen, dit vind je onder 'Bedrijfstools'. Je kan vervolgens kiezen naar wie je dit bericht wil verzenden buiten de openingstijden.

Afwezigheidsbericht bij verlof

Als je in verlof bent wil je altijd een afwezigheidsbericht versturen, niet enkel buiten de openingsuren. Klik op 'Tijden' en selecteer 'Altijd verzenden'. Zorg dat je een gepast afwezigheidsbericht voorziet bij verlof zodat de mensen weten waar ze terecht kunnen.

Let op: Afwezigheidsberichten worden alleen verzonden wanneer jouw telefoon een actieve internetverbinding heeft. Zet je je gsm (of simkaart) uit, dan zal er geen bericht verstuurd worden.

Automatische begroeting

Verder kan je, als je dat wil, ook nog een begroeting instellen voor nieuwe contacten.

Standaardberichten/Snelle antwoorden

Stuur je vaak dezelfde berichten, dan kan je een (aantal) standaardbericht(en) opmaken. Ga naar 'bedrijfstools' en kies 'Snelle antwoorden'. Een snel antwoord voeg je in door / te typen in je bericht.

Labels

Je kunt labels gebruiken om je chats en berichten te ordenen, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Je kunt labels verschillende kleuren geven en ze toevoegen aan een chat of aan bepaalde berichten binnen een chat.

Privacyinstellingen

Kijk ook eens naar de privacy instellingen van je WhatsApp account. Iedereen die jouw nummer heeft kan ook je profielfoto en status zien en misschien wil je dat helemaal niet. Pas privé de instelling aan naar 'mijn contacten', op die manier kunnen enkel jouw contacten je volledige privé profiel zien. Voor je zakelijke WhatsApp is het uiteraard wel de bedoeling dat iedereen jouw informatie kan zien. Leesbewijzen vink je wel best af voor je zakelijke WhatsApp, anders zullen sommigen verwachten dat je onmiddellijk antwoordt zodra ze zien dat je hun bericht gelezen hebt.

WhatsApp is eigendom van Facebook. Facebook heeft een bedenkelijke reputatie op het vlak van privacy. Als je bekommerd bent om je privacy gebruik je beter Signal, zeker voor privégebruik (voor zakelijk gebruik heeft WhatsApp Business heel wat voordelen die je bij Signal niet vindt).

Hoe je WhatsApp status verbergen:

Voor Android-smartphones:

  1. Open WhatsApp en tik op de drie bolletjes rechtsboven. Ga nu naar ‘Instellingen’.

  2. Kies ‘Account’ en vervolgens ‘Privacy’.

  3. Onder het kopje ‘Wie kan mijn gegevens zien’ staat welke gegevens openbaar zijn.

  4. Kies voor ‘Niemand’ bij ‘Laatst gezien’.

  5. Klaar! Nu kunnen mensen niet langer zien wanneer jij voor het laatst online was.

Voor iPhones:

Op iPhones werkt het ongeveer hetzelfde, maar de indeling van knoppen is iets anders:

  1. Open de app en druk op ‘Instellingen’ rechtsonder.

  2. Kies ‘Account’ en ‘Privacy’.

  3. Geef aan of je ‘Laatst gezien’ voor iedereen, je contacten of niemand zichtbaar is.

Oproepen

Mensen kunnen je op elk moment opbellen op WhatsApp, al dan niet met video. Dit is niet altijd gewenst, zeker niet als je je smartphone ook privé gebruikt. Je kan dit niet uitschakelen, tenzij je WhatsApp in een werkprofiel staat, dan kan je dit uitschakelen tijdens je verlof/weekend. Heb je geen werkprofiel via je werkgever? Dan kan je er zelf eentje aanmaken: Shelter - werk profiel

Als je nooit gebeld wil worden via WhatsApp kan je je beltoon en trillen uitzetten voor voice oproepen in je zakelijke WhatsApp.

Je kan in je status duidelijk maken dat je geen voice oproepen beantwoordt in WhatsApp en dat ze telefonisch contact moeten opnemen tijdens de kantooruren als ze je willen spreken.

Authenticatie in 2 stappen

Om nog een extra beveiliging toe te voegen aan je WhatsApp account kun je verificatie in 2 stappen inschakelen. Wanneer je verificatie in twee stappen hebt ingeschakeld, moet iedere poging om jouw telefoonnummer te verifiëren in WhatsApp worden vergezeld van de zescijferige PIN die is ingesteld met deze functie. Geef zeker ook een correct e-mail adres op, zo kan je je account toch nog recupereren wanneer je je PIN vergeten bent.